Большинство корпоративов проваливается не из-за слабой концепции, а из-за мелочей: не подтвердили трансфер за день до выезда, не согласовали гардероб, посадили конфликтующие отделы за один стол, не проверили микрофон до прихода гостей. Каждый такой пункт стоит от 20 минут до нескольких часов паники в день мероприятия — и почти все они известны заранее. Ниже чек-лист из 60 пунктов, разложенный по срокам: его можно взять за основу и адаптировать под свой формат.
1. Как пользоваться чек-листом
Три правила, без которых любой чек-лист превращается в список, который никто не читает.
- У каждого пункта есть ответственный и срок. «Проверить звук» без фамилии и даты — не задача, а пожелание. Формулировка правильная: «Анна, до 12:00 дня мероприятия — тест-прогон микрофона и презентации на площадке».
- Один владелец процесса. Даже если работают пять человек, за чек-лист отвечает один — обычно HR или аккаунт-менеджер агентства. Он не делает всё сам, он следит, чтобы пункты закрывались.
- Чек-лист живёт в одном файле. Не в переписке, не в голове, не в трёх таблицах. Общий документ, доступ у всех, кто принимает решения.
Ниже сроки даны от даты вечера: «за 3 месяца» — это 90–60 дней, «за месяц» — 30–21 день и так далее. Для новогоднего сезона сдвигайте всё на 4–6 недель раньше: площадки и ведущие в декабре разбираются за полгода, подробнее — в материале про сроки бронирования новогоднего корпоратива.
2. За 3 месяца: фундамент
Здесь принимаются решения, которые потом дорого менять. Основные пункты — в таблице.
| Срок | Пункт | Что должно быть на выходе |
|---|---|---|
| T-90..T-75 | Согласовать бюджет и источник финансирования | Сумма, вилка на человека, кто подписывает счета |
| T-90..T-75 | Определить цель мероприятия | Одна формулировка: удержание, знакомство команд, итоги года, запуск проекта |
| T-85..T-70 | Собрать рабочую группу | 3–5 человек: бюджет, программа, коммуникации, логистика |
| T-80..T-60 | Провести опрос сотрудников | Формат, дата, ограничения по алкоголю и еде, «не хочу» по активностям |
| T-80..T-60 | Выбрать дату и зафиксировать альтернативу | Дата + резервная дата, если площадка срывается |
| T-75..T-60 | Определить формат и сценарий в общих чертах | Банкет, выезд, иммерсив, деловая часть, активности |
| T-75..T-60 | Составить предварительную смету | Разбивка по статьям: площадка, еда, программа, декор, транспорт |
| T-70..T-60 | Выбрать 3–5 площадок и съездить на осмотр | Фото, замеры, условия аренды, тайминг заезда подрядчиков |
| T-65..T-60 | Забронировать площадку | Договор, аванс, фиксация даты в письменном виде |
| T-60 | Согласовать дресс-код и стилистику | Одно предложение для приглашения, без «smart casual» без пояснений |
Отдельно на этом этапе решите главный вопрос: делаете своими силами или берёте агентство. Разница не только в деньгах — она в том, кто тратит 80 часов рабочего времени на согласования. Сравнение по задачам и стоимости есть в материале корпоратив под ключ: от брифа до пост-релиза.
Нужен человек, который держит весь чек-лист?
Эмворис берёт на себя сроки, подрядчиков и день мероприятия: от брифа и сметы до координации на площадке и разбора итогов. Вы согласуете решения, а не бегаете с блокнотом.
3. За 2 месяца: подрядчики
Это самая объёмная часть — здесь появляются люди, от которых зависит вечер.
- Ведущий. Прослушать 2–3 кандидата, сверить райдер, подписать договор. Что смотреть в договоре и гонорарах — в гайде как выбрать ведущего на корпоратив.
- Кейтеринг. Дегустация на 5–8 блюд, уточнить время подачи, количество официантов на 10 гостей, детское меню и вегетарианские опции.
- Алкоголь. Кто закупает, есть ли пробковый сбор, кто отвечает за бар и калькуляцию по коктейлям.
- Техника и свет. Звук, микрофоны (минимум два — основной и резервный), проектор, экран, пульт, световые приборы. Уточнить, входит ли в аренду площадки или заказывается отдельно.
- Программа и артисты. Шоу-номера, живая музыка, DJ, фотозона, мастер-классы. По каждому — гонорар, райдер, время на монтаж.
- Фотограф и видео. Сколько часов съёмки, сколько кадров отдаёт, сроки готовности. Требования — в статье как собрать отзывы о корпоративе и в брифе для подрядчиков.
- Декор и флористика. Мудборд с 5–7 референсами, смета по позициям, время монтажа и демонтажа.
- Трансфер. Кто везёт, во сколько, где точка сбора, что с обратными рейсами и «последним автобусом».
- Сувениры и мерч. Сроки производства — от 2 до 4 недель, закладывайте их заранее.
- Страхование и форс-мажор. Что делаем, если площадка закрывается или ведущий заболевает: резервный контакт и пункт в договоре.
По каждому подрядчику заведите одну строку в таблице: имя, телефон, сумма, аванс, что входит, что не входит. В день мероприятия эта таблица заменяет всю переписку.
4. За месяц: детали
На этом этапе решаются вопросы, которые потом поздно менять — рассадка, меню, приглашения.
| Срок | Пункт | Детали |
|---|---|---|
| T-30..T-25 | Финальная смета с резервом | Резерв 7–10% на непредвиденное: дополнительный час техники, лишние 10 гостей, такси |
| T-30..T-25 | Список гостей и рассадка | Черновик плана залов, кто с кем за столом, отдельные зоны для некурящих и семейных |
| T-25..T-20 | Меню согласовано | Учтены аллергии, вегетарианцы, детское меню, халал при необходимости |
| T-25..T-20 | Сценарий и тайминг по минутам | Каждый блок с временем; проверка на перегруз и «провалы» между номерами |
| T-25..T-20 | Текст приглашения отправлен | Дата, время, адрес, транспорт, дресс-код, дедлайн подтверждения |
| T-20..T-15 | Собраны подтверждения | Явка спрогнозирована, количество столов и посадочных мест пересчитано |
| T-20..T-15 | Заказан транспорт | Автобусы, время отправления, ответственный на точке сбора |
| T-18..T-14 | Программа согласована с ведущим | Кто объявляет, кто выходит со словом, где деловая часть |
| T-15..T-10 | Закупка мерча и сувениров подтверждена | Дата доставки на склад или сразу на площадку |
| T-15..T-10 | Деловая часть готова | Презентация, спикеры, регламент, кто ведёт награждение |
Полезный приём: соберите тайминг не в виде списка, а в виде таблицы «время — блок — кто отвечает — что нужно по технике». Такой документ в день мероприятия читают и подрядчики, и HR. Разбор структуры — в статье про тайминг корпоратива.
5. Последняя неделя
- T-7. Созвонитесь со всеми подрядчиками по списку: подтвердите время заезда, контактные лица, кто встречает и где разгружается техника.
- T-7. Разошлите сотрудникам финальное сообщение: адрес, во сколько сбор, как добраться, что надеть, во сколько возвращение транспорта.
- T-5. Сверьте рассадку с последними ответами: кто не придёт, кого добавить, где освободить места.
- T-4. Соберите папку мероприятия: договоры, смета, тайминг, план зала, контакты, схема эвакуации, аптечка.
- T-3. Согласуйте с площадкой доступ на монтаж: во сколько можно заехать, есть ли лифт, парковка для грузового транспорта.
- T-2. Финальный прогон сценария: проговариваем вслух, отмечаем длинные блоки, режем лишнее.
- T-1. Тестовое сообщение в рабочий чат: «завтра в 18:30, вход со стороны парка». Проверьте, что все получили.
- T-1. Напечатайте и разложите карточки рассадки, бейджи, таблички на столы.
- T-1. Зарядите всё: рации, пауэрбанки, диктофон, запасные батарейки для микрофонов.
- T-1. Согласуйте дежурного по связи: один номер, по которому в день мероприятия звонят все.
6. День мероприятия по часам
| Время | Что делаем | Кто |
|---|---|---|
| За 4–5 часов | Приёмка площадки, монтаж декора и техники, тест звука и презентации | Организатор + техник |
| За 2 часа | Проверка кейтеринга: столы, посуда, бар, температурный режим | Организатор + кейтеринг |
| За 1 час | Финальный обход: свет, музыка, рассадка, фотозона, гардероб, туалеты | Организатор |
| За 30 минут | Брифинг ведущего, спикеров и фотографа: где стоим, что снимаем, кто объявляет | Организатор |
| Старт | Встреча гостей, регистрация, приветственный напиток | 2–3 человека на входе |
| +30 минут | Старт официальной части. Контроль: не затягивать больше регламента | Ведущий + организатор |
| Середина вечера | Проверка по чек-листу: еда подана, музыка в норме, бар работает, гости не сидят «мёртво» | Организатор |
| За 30 минут до финала | Предупредить гостей о транспорте, собрать вещи, подготовить финальный блок | Организатор + ведущий |
| После финала | Проверить, все ли уехали, ничего не забыли, забрать реквизит и технику | Организатор |
Главная задача организатора в день мероприятия — не участвовать в программе, а держать связь. Если вы ведёте вечер, вы не видите, что происходит на кухне и у бара. Поэтому на площадке нужны минимум два человека: один рядом с ведущим, второй «на ногах» по залу.
7. После вечера
- В тот же вечер или утром. Забрать реквизит, закрыть площадку, собрать чеки и накладные, записать в заметки всё, что пошло не так — пока помните.
- Через 1–2 дня. Поблагодарить команду в чате, выложить первые фото, отправить короткий опрос на 4–5 вопросов.
- Через 3–5 дней. Закрыть акты и счета с подрядчиками, сверить итоговую смету с плановой.
- Через 1–2 недели. Собрать отзывы, разобрать критику, зафиксировать оценки подрядчиков — в следующий раз это сэкономит дни переговоров.
- Через 2–3 недели. Отдать руководителю одну страницу: явка, оценки, выводы и что меняем в следующем году.
- Через месяц. Забрать финальное видео и фото, выложить в корпоративный канал, отдать HR для внутреннего контента.
Этот блок чаще всего игнорируют — и зря: именно он превращает разовое мероприятие в систему. Как считать метрики и что делать с критикой, разбирали в отдельном гайде про отзывы о корпоративе.
8. Восемь пунктов, которые забывают чаще всего
- Резервный микрофон. Основной садится или ловит помехи — вечер встаёт. Второй комплект стоит копейки относительно бюджета мероприятия.
- Гардероб и туалеты. На 100 гостей нужно минимум два гардеробщика и понятные указатели. Иначе первые 20 минут вечера уходят в очередь.
- Питание подрядчиков. Фотограф, ведущий, техник и DJ работают 6–8 часов без еды. Ужин для команды стоит меньше, чем сорванная съёмка финала.
- Отдельные зоны. Курящие, семьи с детьми, трезвый водитель, «не пью» — если об этом не подумали, эти гости уезжают через час.
- Рассадка конфликтов. Люди из отделов, которые в конфликте, за одним столом — гарантированный вечер с напряжением. Продумайте до рассылки плана.
- Резервный транспорт. Часть гостей всегда остаётся дольше автобуса. Заранее предупредите, как уехать: такси, дежурная машина, трансфер через 40 минут.
- Аптечка и связь. Минимум: обезболивающее, пластырь, антигистамин, зарядка для телефона и рации.
- Кто отвечает за подарки и награды. Если вручение в сценарии, заранее определите, кто выносит, кто держит список и кто фотографирует вручение.
И главное: чек-лист должен быть один. Как только пункты расползаются по чатам и личным заметкам, контроль теряется — а вместе с ним и спокойствие в день мероприятия. Общие принципы подготовки, из которых вырос этот список, — в гайде как организовать корпоратив.
Часто задаваемые вопросы
Оптимально за 3 месяца: это срок, за который можно спокойно выбрать и забронировать площадку, найти ведущего и подрядчиков, собрать подтверждения и не переплачивать за срочность. Для декабря закладывайте 5–6 месяцев: площадки и ведущие на новогодний сезон разбираются раньше. Мероприятие на 20–30 человек можно собрать за 4–5 недель, но выбор площадок будет заметно уже.
Для мероприятия на 50–150 человек рабочий объём — 55–70 пунктов, разложенных по срокам от 3 месяцев до недели после вечера. Меньше 40 пунктов — почти всегда остаются незакрытые зоны (транспорт, гардероб, питание подрядчиков). Больше 100 — список перестают читать. Важнее не количество, а то, что у каждого пункта есть ответственный и дата.
Семь вещей: время доступа для монтажа, лифт и разгрузочная зона, электрическая мощность под технику, звук и наличие резервного микрофона, гардероб и туалеты на количество гостей, план зала с рассадкой, условия по алкоголю и пробковому сбору. Договор должен фиксировать дату, время заезда подрядчиков и порядок демонтажа — иначе монтаж начинается на час позже, и весь тайминг дня сдвигается.
Минимум двое: один держит связь с ведущим и программой, второй «на ногах» — проверяет кейтеринг, бар, гостей, технику. На 100+ гостей добавляйте координатора на входе и человека на гардеробе, плюс отдельный контакт от площадки. Если организатор один и он же ведёт программу, он не увидит проблем на кухне и у бара — это самая частая причина провалов в середине вечера.
Действовать по заранее подготовленному резервному плану: по каждому ключевому подрядчику (ведущий, техника, транспорт, кейтеринг) должен быть альтернативный контакт. В договоре фиксируйте сроки и ответственность за срыв — это ускоряет решение вопроса в разы. Если замена невозможна, перераспределяйте бюджет: например, вместо заявленного шоу-номера усиливайте то, что уже подтверждено. Гости не знают, что было запланировано, — они видят только то, что произошло.